Pesquisa HSMAI revela que o equilíbrio entre tecnologia e experiência humana é o novo foco das viagens corporativas.

Levantamento realizado com gestores de viagens e eventos corporativos durante o 8º HSMAI TMMs Summit 2025 aponta que adaptabilidade digital, análise de dados e humanização do atendimento são as principais competências que moldarão o futuro do setor.

 

Na edição de 2025 da Conferência Global da GBTA (Global Business Travel Association), a Inteligência Artificial foi, sem dúvida, o grande assunto. Segundo levantamento com os participantes do 8º TMMs Summit da HSMAI, 47% apontaram a IA como o tema mais relevante do segmento, evidenciando o avanço definitivo da tecnologia no universo das viagens corporativas.

O salto é expressivo, pois praticamente metade do público destacou a IA como prioridade, enquanto meios de pagamento ficaram em segundo lugar, com 14%, seguidos de inovação (12%), tecnologia (7%) e conciliação de dados (7%). Os demais temas como ESG (4%), distribuição (5%), política de viagens e budget zero (ambos com 2%) tiveram presença tímida nas respostas, e tópicos clássicos como NDC e programas de hotéis não foram mencionados.

Os dados refletem uma virada de chave no setor. Se antes as discussões giravam em torno de processos e compliance, a pauta agora é inteligência aplicada. A IA está sendo usada para prever comportamentos de compra, otimizar políticas de viagem dinâmicas e gerar recomendações automáticas baseadas em dados históricos e preferências individuais.

O crescimento de temas como meios de pagamento (14%) e conciliação de dados (7%) mostra um amadurecimento do setor em direção à digitalização financeira. Soluções de pagamento integradas, reconciliação automática de despesas e novas carteiras digitais corporativas estão redesenhando o fluxo financeiro das empresas.

A sustentabilidade (4%) perdeu espaço na edição de 2025, em parte ofuscada pelo entusiasmo com a IA. Ainda assim, especialistas ressaltam que a convergência entre tecnologia e ESG é apenas questão de tempo. O próximo passo do setor será unir inteligência artificial e relatórios preditivos de impacto ambiental, uma combinação que promete redefinir a responsabilidade corporativa nas viagens de negócios.

Em resumo, setor de viagens corporativas está migrando de uma lógica operacional para uma era de decisões inteligentes e integradas.
Empresas que souberem combinar IA, automação financeira e análise de dados estarão na vanguarda do novo modelo de gestão, mais ágil, sustentável e centrado na experiência do viajante.

 

Metade da audiência (50%) indicou que o verdadeiro diferencial da próxima década será transformar dados em decisões estratégicas, enquanto a outra metade (50%) destacou a importância de garantir equilíbrio entre tecnologia e experiência humana.

Os resultados refletem que o mercado passa a enxergar o comprador como um estrategista de dados, e não apenas como um negociador.
O novo Buyer 4.0 é chamado a interpretar indicadores, cruzar informações e tomar decisões com base em inteligência de negócio, mas sem perder a sensibilidade humana que sustenta a experiência e o relacionamento.

Essa percepção demonstra que a transformação digital no setor não é mais sobre ferramentas, e sim sobre mentalidade. O dado virou matéria-prima e o diferencial é o discernimento.

O equilíbrio citado por metade dos profissionais reforça uma ideia que tem ganhado força, pois a tecnologia precisa amplificar o humano, não substituí-lo.
Em um cenário de automação acelerada, a confiança, o olhar empático e a leitura subjetiva do contexto voltam a ser diferenciais competitivos.
O Buyer do futuro será aquele que souber combinar análise de dados, propósito e experiência, conectando performance e significado.

“Os gestores estão entendendo que tecnologia sozinha não resolve. O verdadeiro avanço está em integrar dados e sensibilidade humana, inteligência e intuição. O Buyer 4.0 precisa ser analítico, mas também capaz de criar experiências com propósito.’

 

As tarifas flutuantes e falta de previsibilidade foram apontadas como o principal ponto de tensão na relação atual entre empresas e hotéis.
O tema recebeu 62% das respostas, muito à frente dos demais tópicos.

Na sequência, apareceram dificuldade de alinhar políticas corporativas com práticas tarifárias do hotel (22%), atendimento impessoal e pouco consultivo (10%), e falta de inovação em serviços e experiência do viajante (10%).
Políticas comerciais engessadas e alta rotatividade de executivos de contas tiveram apenas 4% cada, confirmando que a dor central está na instabilidade de preços e previsibilidade de custos.

Os números evidenciam o descompasso entre a lógica comercial dos hotéis e a necessidade de planejamento das empresas.
Para o gestor de viagens, o desafio não é apenas pagar menos, mas prever quanto vai pagar. Tarifas dinâmicas, oscilações diárias e políticas pouco transparentes tornam difícil o controle orçamentário, especialmente em programas corporativos que dependem de previsibilidade para justificar ROI e compliance interno.

Empresas não estão pedindo o fim da flutuação, mas coerência e comunicação. O que antes era um impasse técnico agora se transformou em um ponto de atrito cultural entre duas formas de pensar o negócio:

• A hotelaria, orientada pela maximização de receita e yield management;
• O mercado corporativo, focado em previsibilidade, compliance e accountability.

A falta de inovação em serviços e experiência do viajante (10%) mostra que, embora a hospitalidade seja uma vantagem competitiva natural, ela ainda não é percebida como diferencial estratégico no ambiente corporativo.
A experiência do viajante segue relegada ao segundo plano, mesmo com evidências crescentes de que bem-estar e produtividade estão diretamente ligados à experiência de hospedagem.

 

Falta de clareza sobre papéis e responsabilidades entre empresa, viajante e fornecedores é o principal desafio contratual e ponto de tensão jurídica na gestão de viagens corporativas.
O tema recebeu 55% das respostas, superando todos os demais com ampla margem.

Na sequência, apareceram:

• Jornada de trabalho em deslocamentos (15%) e responsabilidade em casos de incidentes e sinistros (15%),
• Saúde e segurança do colaborador (12%),
• Conciliação entre política de viagens e legislação trabalhista (9%).

Os resultados revelam uma lacuna grave no desenho das políticas corporativas de viagens.
Muitas empresas ainda operam em um território cinzento sobre quem responde pelo viajante fora do ambiente físico de trabalho, especialmente em casos de imprevistos, acidentes, horas extras, deslocamentos noturnos ou emergências médicas.

Essa ausência de clareza não é apenas um problema jurídico, mas um risco de reputação e compliance.
Empresas que tratam viagens como mera transação financeira e não como extensão do ambiente de trabalho correm o risco de expor colaboradores sem o devido amparo contratual e psicológico.

O dado também reforça um alerta, pois o Duty of Care (dever de cuidado com o viajante corporativo) ainda é um conceito subdesenvolvido em boa parte das organizações brasileiras.
Enquanto globalmente esse tema evoluiu para protocolos claros de segurança, bem-estar e responsabilidade compartilhada, por aqui ainda predomina a confusão sobre quem deve agir, e como, em situações críticas.

Isso explica por que metade da audiência associou o desafio à falta de clareza e não à ausência de infraestrutura: o problema é conceitual, não técnico.

A gestão moderna de viagens precisa integrar compliance, saúde ocupacional, segurança e comunicação interna.

Em resumo, o desafio não é apenas saber para onde o colaborador vai, mas quem responde por ele no caminho.

 

61% da audiência escolheu o atendimento humano de alta qualidade como fator decisivo para fornecedores de viagens e eventos.

Em segundo lugar, ficaram inovação tecnológica com foco em eficiência (19%) e flexibilidade em contratos e políticas (18%).
Já o compromisso real com ESG e impacto positivo apareceu de forma residual, com apenas 2% das respostas, um sinal de que o discurso de sustentabilidade ainda não se traduziu em vantagem competitiva percebida no mercado corporativo.

Os dados revelam um movimento claro de revalorização da dimensão humana nas relações B2B.
Depois de anos de digitalização acelerada e automação de processos, o mercado parece reconhecer que tecnologia sem empatia não fideliza.

O que o comprador quer não é apenas um fornecedor eficiente, mas um parceiro que compreenda o contexto, antecipe necessidades e ofereça respostas consultivas.
O atendimento humanizado emerge, assim, não como um retorno ao passado, mas como a próxima fronteira da sofisticação em serviço: combinar inteligência artificial e inteligência emocional.

Os 19% que apostam na inovação tecnológica e os 18% que destacam flexibilidade contratual não estão em oposição ao humano, mas complementares.
Esses resultados indicam que o novo fornecedor ideal será tecnológico, mas maleável; eficiente, mas capaz de adaptar-se às particularidades de cada cliente.

O valor competitivo, portanto, não está apenas na ferramenta ou na automação, mas na capacidade de traduzir tecnologia em conveniência real para o comprador.

Com apenas 2% das menções, o compromisso com ESG aparece como o tema menos valorizado no momento.
O resultado não significa desinteresse, mas descrédito, pois há percepção de que o discurso ESG ainda não se converteu em prática tangível no cotidiano da cadeia de viagens corporativas.
Para reconquistar relevância, será preciso materializar impacto positivo, com métricas claras e ações que transcendem o marketing verde.

Em resumo, a tecnologia de ponta será sustentada por relações genuínas.

 

Gestão de dados é prioridade de aprendizado para os próximos dois anos.
Entre os participantes do 8º HSMAI TMMs Summit, 49% escolheram gestão de dados e métricas estratégicas como principal área de desenvolvimento profissional.

Na sequência, vieram técnicas de engajamento humano e experiência do viajante (30%), Inteligência Artificial aplicada a viagens corporativas (15%) e novas práticas de sustentabilidade e inovação (7%).

O resultado consolida uma tendência que vem se intensificando no mercado: o gestor de viagens corporativas está deixando de ser apenas executor de políticas para se tornar um analista de performance e tomada de decisão.
O novo profissional busca entender o impacto financeiro, comportamental e operacional das viagens com base em indicadores e métricas acionáveis.

A alta adesão à gestão de dados mostra que o aprendizado futuro será menos sobre “operar ferramentas” e mais sobre interpretar inteligência.
O conhecimento analítico passa a ser o ativo mais valorizado, tanto quanto o relacionamento.

Mesmo em um contexto cada vez mais digitalizado, 30% dos participantes destacaram o desejo de investir em técnicas de engajamento humano e experiência do viajante.
O número reforça o que já vinha aparecendo em outras perguntas do Summit: a tecnologia só é eficaz quando amplifica a empatia e o sentido da jornada.

Gestores de viagens entendem que a experiência do colaborador é hoje uma variável de performance, influencia produtividade, satisfação e até retenção de talentos.
O aprendizado futuro, portanto, será tecnológico e humano em igual medida.

Os 15% que escolheram Inteligência Artificial aplicada a viagens corporativas mostram que há interesse crescente na tecnologia, mas ainda em fase de entendimento prático, não conceitual.
A IA é vista mais como ferramenta de apoio do que como pilar de decisão.

 

43% do público afirmou que seu maior desafio é a adaptabilidade para novas ferramentas digitais.

Em seguida vieram negociação com fornecedores usando dados tecnológicos (26%), interpretação de relatórios e dashboards de viagens (24%) e, por último, liderança e gestão de times híbridos (12%).

Os resultados revelam uma percepção madura: os profissionais entendem que a tecnologia não é mais opcional, mas reconhecem que ainda enfrentam barreiras para acompanhá-la com fluidez.
A alta concentração em “adaptabilidade” mais do que em “conhecimento técnico” indica que o desafio não é só aprender a usar ferramentas, mas aprender a mudar constantemente.

Em um cenário onde sistemas, plataformas e métricas evoluem a cada trimestre, o valor do gestor está migrando da especialização estática para a plasticidade cognitiva, a capacidade de aprender, desaprender e reaprender com agilidade.

Os 26% que destacaram negociação com fornecedores baseada em dados e os 24% que citaram interpretação de relatórios e dashboards mostram que a próxima fronteira de competência é analítica.
O gestor de viagens precisa se tornar um tradutor entre dados e estratégia, transformando métricas em argumentos comerciais e decisões táticas.

A negociação deixa de ser intuitiva e passa a ser sustentada por indicadores de desempenho, ROI e benchmarks em tempo real.
Quem dominar esse idioma se tornará indispensável tanto para empresas quanto para fornecedores.

Apenas 12% apontaram liderança e gestão de times híbridos como prioridade de desenvolvimento, mas o número merece atenção.
Ele pode indicar fadiga de aprendizado, afinal muitos líderes ainda não assimilaram plenamente o modelo híbrido e, por isso, nem conseguem mensurar o tamanho do desafio.
No entanto, à medida que times de viagens e eventos continuam operando entre home office, escritórios e deslocamentos, a liderança distribuída se tornará uma competência crítica para manter cultura, alinhamento e performance.

A adaptabilidade emerge como a competência mais estratégica da década, e a base sobre a qual todas as outras, negociação, leitura de dados e liderança, precisarão se apoiar.

 

Entre os gestores e profissionais corporativos que participaram do evento, 82% afirmaram que a capacidade de equilibrar tecnologia e experiência humana será a competência mais importante do futuro próximo.

Outras respostas ficaram muito atrás, como o domínio de ferramentas digitais e análise de dados (13%), habilidade de comunicação e empatia (5%), e conhecimento em sustentabilidade e ESG, que não recebeu votos.

O resultado coroa uma tendência que permeou todas as discussões do evento foi que o gestor do futuro não é o tecnólogo nem o humanista puro, mas o profissional que entende o cruzamento entre os dois.
A tecnologia é o alicerce. Sem ela, não há eficiência nem escala. Mas o diferencial competitivo continuará nas mãos de quem consegue traduzir dados em decisões com propósito, e automatizar sem desumanizar.

O público do TMMs Summit deixa claro que o grande aprendizado da transformação digital foi que a máquina pode otimizar processos, mas é o humano que cria valor.

A resposta dominante (82%) mostra que o papel do gestor de viagens está evoluindo para o de intérprete entre sistemas e pessoas.
Ele será o responsável por fazer a ponte entre inteligência artificial, políticas corporativas e necessidades reais do viajante.

Em vez de competir com a tecnologia, o gestor precisa aprender a conversar com ela, e usar a automação para liberar tempo e energia para o que só o humano pode fazer: construir confiança, ler nuances e gerar experiências significativas.

 

Quando perguntados sobre o fator mais desafiador ao pensar na integração entre tecnologia e atendimento humano, 46% dos participantes apontaram a integração de sistemas de forma simples e eficiente como o maior obstáculo.

Em seguida vieram engajar os viajantes no uso de novas tecnologias (28%), garantir personalização mesmo com IA (20%), e evitar o excesso de automação e perda do contato humano (15%)

O resultado confirma uma das queixas mais recorrentes da indústria onde a fragmentação tecnológica.
Hoje, a maioria das empresas e fornecedores de viagens opera em ecossistemas desconectados, plataformas que não se integram, bancos de dados isolados e fluxos que exigem intervenção manual.

Mais do que uma questão técnica, isso se traduz em ineficiência operacional e experiência inconsistente.
A promessa do “Tech + Human” só se concretiza quando o uso da tecnologia se torna invisível e fluido, permitindo que o humano volte a ocupar o papel de escuta e relacionamento e não de correção de falhas de sistema

O segundo e terceiro fatores mais citados, engajamento dos viajantes (28%) e personalização mesmo com IA (20%), revelam a maturidade do público.
O problema não é mais convencer o mercado de que a tecnologia é necessária, mas fazer com que ela seja adotada e percebida como valor.

A resistência ao uso de ferramentas digitais por parte de viajantes e colaboradores muitas vezes vem da percepção de que os sistemas padronizam demais e ouvem de menos.
O desafio, portanto, é desenhar experiências inteligentes e sensíveis, onde o dado não apague a pessoa.

Mesmo que apenas 15% tenham citado “evitar o excesso de automação e perda de contato humano”, a menção revela um incômodo crescente, o risco de que a busca por eficiência ultrapasse o limite da experiência.
A automação cega pode gerar o efeito oposto ao desejado, onde clientes que se sentem desassistidos, equipes desmotivadas e decisões descontextualizadas.

O futuro do “Tech + Human” será, portanto, menos sobre substituir e mais sobre sincronizar, criar sistemas que aumentem a empatia, em vez de anestesiá-la.

8º TMMs Summit da HSMAI discute o equilíbrio entre humano e tecnologia

Evento reuniu cerca de 180 gestores de viagens e eventos em mais de oito horas de conteúdo

A HSMAI realizou no dia 26 de setembro, no Royal Palm Hall, em Campinas/SP, a 8ª edição do TMMs Summit, encontro exclusivo para buyers do setor. O evento reuniu cerca de 180 gestores de viagens e eventos corporativos em um dia intenso de palestras e debates, idealizado pelo board corporate da associação. Estiveram presentes executivos de São Paulo, da região Sul e também novos gestores que vêm se destacando no mercado.

A abertura foi marcada pela emocionante apresentação do Grupo Coral Primavera, fundado em 1971 em Campinas com foco no desenvolvimento de jovens e crianças. A performance trouxe a mensagem “a nossa conexão começa com emoção”, dando o tom humano e inspirador para a jornada de debates e partilhas.

Na sequência, Gabriela Otto, presidente da HSMAI Brasil e Latam, subiu ao palco para apresentar o conceito do evento, destacando a importância de equilibrar tecnologia e humanidade na construção de experiências marcantes. A gestora reforçou um princípio central da empresa: a tecnologia amplia possibilidades, mas é o fator humano que dá sentido e transforma experiências. “A tecnologia, sim, potencializa, mas as pessoas transformam. E é nessa conexão que seguimos juntos”, completou.

A felicidade como motor do sucesso

Luiz Gaziri, palestrante e autor best-seller, subiu ao palco para apresentar a “A Ciência do Bem-Estar e da Felicidade”

De forma envolvente, ele instigou a plateia com perguntas como: “Quem aqui quer ser mais feliz do que é hoje? Quem sabe exatamente o que o faz feliz?”. Ele destacou que muitas vezes acreditamos que bens materiais vão nos trazer felicidade, quando, na realidade, são as experiências que proporcionam maior satisfação. Esse equívoco, chamado por ele de “erro de previsão”, foi um dos pontos centrais de sua fala.

O palestrante reforçou ainda a importância da felicidade como motor para o desempenho humano. Segundo ele, pessoas felizes têm maior visão periférica, se recuperam mais rapidamente de situações de estresse, vendem entre 37% e 88% a mais e são três vezes mais criativas. “A felicidade é a causa do sucesso. O seu sucesso futuro depende da sua felicidade presente”, afirmou Gaziri, destacando que bons relacionamentos são a condição número um para uma vida plena e que  a felicidade não deve ser vista apenas como consequência de conquistas, mas como um fator essencial para alcançá-las. “Para se ter uma vida equilibrada, é necessário contrabalançar cada emoção negativa com aproximadamente 2,9 emoções positivas”, concluiu.

Equilíbrio entre tecnologia e relações humanas na gestão de viagens corporativas

O painel “Tech + Human: as novas conexões do gestor de viagens corporativas” reuniu Joyce Macieri, Global Corporate Travel, Expense & Events Manager e Gerente de Viagens Corporativas na Minerva Foods; Vinícius Luz, Regional Travel Lead LATAM, Mexico, GreatCaribbean & Russia na Unilever; e Julia Moreira, coordenadora sênior de Facilities na iFood. A mediação foi conduzida por Vivian Romeo, coordenadora de Eventos e Viagens na Roche Farmacêutica e Board Member da HSMAI.

Joyce destacou que o papel do gestor de viagens e eventos hoje é muito mais estratégico do que operacional, sendo fundamental integrar áreas e alinhar o perfil da empresa com as soluções adotadas. “Não adianta implementar tecnologia onde ela não é um valor principal”, afirmou. Ela também ressaltou a necessidade de equilibrar os interesses da companhia e dos viajantes: “Precisamos agradar o viajante e, ao mesmo tempo, economizar para a empresa. Dentro de uma mesma organização existem diferentes perfis de viajantes e, hoje, conseguimos implementar políticas diferenciadas para cada área”.

Vinícius reforçou que a tecnologia é inevitável, mas exige cuidado na aplicação: “Não tem como fugir disso, precisamos da tecnologia a nosso favor, mas a construção dentro de uma companhia exige uma sintonia muito fina entre pessoas e ferramentas”, pontuou.

Julia acrescentou que a adesão às soluções digitais é cada vez maior e fundamental para escalar processos e gerar valor: “A tecnologia ajuda a entender necessidades e trazer não apenas melhorias, mas também novas experiências”, explicou.

Insights GBTA 2025

O painel “Insights GBTA 2025: Movimentos Globais, Impactos Locais”, reuniu Luana Nogueira, diretora executiva da Alagev; Erica Whitaar, especialista em gestão de despesas e viagens na Suzano; e Patrícia Thomas, diretora de vendas corporativas e lazer na Omnibees. O trio trouxe para o debate com a plateia dados da conferência global sobre tendências das viagens corporativas, abordando assuntos como sustentabilidade estratégica, IA na prática, inovação, segurança, personalização, colaboração – retenção e atração, experiência – wellness & wellbeing e dados inteligentes.

“Hoje nós conseguimos capturar muitos dados, mas não sabemos o que usar, ou como usar. Precisamos saber para que esse dado vai ser capturado, fazer o caminho inverso para conectar os pontos e tomar decisões assertivas. Além disso, armazenar uma grande quantidade de dados custa caro”, apontou Luana Nogueira. As palestrantes reforçaram a importância de prover o bem-estar do viajante corporativo, equilibrando os interesses e custos da empresa com a felicidade do profissional. “A tecnologia, como uma ferramenta de Inteligência Artificial, é sim muito importante para nos auxiliar em processos, mas o ser humano é fundamental”, completou a diretora da Alagev. Erica Whitaar ainda provocou o público: “Estamos preparados para lidar com as novas gerações que estão chegando no mercado? E com as outras gerações, que já estão atuando há anos?”  

Competências essenciais para gestores corporativos

Durante o evento, foi apresentada a pesquisa interativa “Buyer Pulse: batimentos reais do mercado corporativo”. O painel contou com a participação de Vivian Romeo, coordenadora de Eventos e Viagens na Roche Farmacêutica e Board Member HSMAI Corporate; Rafael Sindeaux, Especialista de Marketing e Eventos Zoop na iFood e Board Member HSMAI Corporate; e Raffaele Cecere, CEO do Grupo R1.

Questionados sobre quais competências precisam ser mais desenvolvidas no setor, os convidados apontaram a liderança como uma das principais. Para Cecere, a habilidade de negociar com fornecedores e trazer novas culturas para dentro da empresa é fundamental. Ele ressaltou ainda que não se deve ter medo da tecnologia. “Ela não pode ser uma barreira. Precisamos estudar, estar abertos a usar e compreender nossos objetivos, sabendo por que utilizar, e não apenas porque todos estão fazendo isso”.

Sobre o diferencial competitivo do gestor, Cecere destacou o atendimento humano como fator determinante. “É antagônico, mas precisamos equilibrar atendimento humano e tecnologia. As pessoas estão sobrecarregadas de informações e muitas enfrentam burnout. Trazer a humanidade de volta para as relações é essencial”.

Na mesma linha, Sindeaux defendeu a importância de habilidades multifatoriais. “O profissional deve oferecer atendimento humano de alta qualidade, ser flexível, ter compromisso real com ESG e apostar na inovação tecnológica com foco em eficiência”.

O novo papel dos hotéis no ecossistema corporativo

O painel “Hospedar, Atender, Encantar: o novo papel dos Hotéis no Ecossistema Corporativo” reuniu Leandro Cássio, diretor de Vendas e Marketing na Royal Palm Hotels & Resorts, e Andrea Ocker, da Dell Technologies, com mediação de Janaína Ferraz, Latam Events Specialist and Customer Experience na Neogen.

Logo no início, o impacto do setor foi destacado: os eventos e incentivos movimentam cerca de 1,5 trilhão de dólares por ano em todo o mundo, e os hotéis deixaram de ser apenas espaços físicos para assumir o papel de parceiros estratégicos em experiência e relacionamento.

Andrea provocou a reflexão sobre a tecnologia aplicada à hospitalidade. “Check-in e check-out online qualquer hotel oferece, mas será que a internet realmente funciona bem para o corporativo? Experiências desagradáveis comprometem a hospitalidade”.

Já Leandro reforçou a importância de ir além do preço e valorizar a experiência: “Cada vez mais estamos deixando de interpretar as pesquisas, debatemos pouco sobre a experiência porque olhamos apenas para a conta final. Precisamos ser camaleões ao lidar com os diferentes perfis de empresas”. Para ele, o diferencial está na forma como os hotéis interpretam e utilizam os dados para criar conexões mais humanas: “É ir ao limite do cuidado com o hóspede. Chamar o cliente pelo nome é básico, mas ainda pouco praticado. O hotel precisa deixar de ser coadjuvante e passar a ser protagonista junto com o cliente”.

Andrea acrescentou que a hospitalidade também está na flexibilidade e nas pequenas atitudes. “O gestor tem uma série de opções e, se ele escolheu o seu hotel, é preciso estar preparado para se adaptar. São as pequenas oportunidades que fazem a diferença na experiência”.

Buyer 4.0 na era da inteligência de dados

O painel “Buyer 4.0 na Era da Inteligência de Dados – Tech, Cultura e Sustentabilidade” reuniu Pedro Peixoto, coordenador de Eventos do Grupo Amil, e Luana Meger Cappellazzo, Project Manager na Bayer, com mediação de Karla Fidelis, Inteligência em Eventos Lett na Neogrid e Board Member HSMAI Corporate.

Pedro destacou que, mais do que resultados imediatos, o diferencial está na construção de conexões humanas e alinhamento de propósitos entre empresas e fornecedores. “Para trazer ativações e ações diferentes, contamos muito com a experiência das pessoas, com o que cada um viveu com seus fornecedores. Quando conseguimos essa conexão, temos um grande diferencial. Não é só olhar para o resultado da ponta, mas para toda a cadeia. Se o propósito do fornecedor está conectado ao nosso, ele consegue nos ajudar de forma mais humana e concreta”, afirmou.

A mediadora Karla reforçou a importância dessa união estratégica. “O parceiro precisa entender que o evento é nosso. Todo mundo está entregando o evento”, disse, sublinhando a ideia de colaboração integrada.

Pedro também lembrou os aprendizados do período de pandemia, quando surgiram inúmeras propostas digitais e virtuais: “Naquele momento, todo mundo queria fazer eventos no metaverso. Mas será que realmente precisávamos disso?”, questionou, provocando reflexão sobre o uso consciente da tecnologia e sua real aplicabilidade no mercado corporativo.

Responsabilidades ocultas da mobilidade corporativa e dos eventos 

O painel “Responsabilidades Ocultas: o Lado Trabalhista da Mobilidade Corporativa e dos Eventos” trouxe à tona questões jurídicas e práticas do setor. Participaram do debate Natalia Graciano, advogada, mediadora, conciliadora, turismóloga e vice-presidente da Comissão de Mediação, Práticas Colaborativas e Arbitragem da OAB Santos; Dayse Taiar, diretora de expansão e franquias na CEP Transportes; e Bianca Cavalcante, gestora de Eventos na Viatris. A mediação foi conduzida por Natalia Schettini, coordenadora sênior de Eventos na Ypê e Board Member HSMAI Corporate.

Bianca destacou que o planejamento antecipado é essencial para reduzir riscos e garantir o cumprimento de cláusulas contratuais. “Trabalhamos com muita antecedência para ter todas as responsabilidades e contratos bem definidos. No jurídico, o foco é minimizar possíveis riscos”, explicou.

Natalia reforçou a importância da segurança jurídica no setor de mobilidade corporativa e eventos, lembrando que existem diversas exigências para assegurar transporte seguro. “É preciso atenção aos regramentos e a realização de análise de risco para identificar o que é inevitável e o que pode ser mitigado. Devemos pensar nos danos ao profissional, à empresa e a terceiros. No final das contas, é uma cadeia, todos estão interligados”, destacou.

Dayse trouxe a perspectiva do transporte executivo, ressaltando a pressão enfrentada pelos fornecedores da ponta. “Somos os últimos a ser contratados e os mais pressionados. O segmento exige certificações e seguros que podem ser solicitados a qualquer momento. Por isso, conhecer quem é o seu fornecedor e o que ele oferece é imprescindível”, afirmou.

 

7º TMMs Summit 2024: HSMAI apresenta insights do público para o mercado de viagens e eventos corporativos

O encontro destacou as previsões para o mercado no Brasil e as preferências dos gestores de viagens e eventos.

O 7º TMMs Summit (Travel Marketing & Management Summit), evento promovido pela HSMAI, no Royal Palm Hall, no interior paulista, trouxe uma série de dinâmicas interativas, análises do mercado de viagens e eventos corporativos e palestras rápidas que abordaram temas essenciais para profissionais da indústria.

Já conhecido pelos gestores, o Summit contou com uma série de pesquisas interativas ao vivo. Já no início o evento, foi compartilhado um quizz a plateia para o debate de questões cruciais para o setor. Um dos destaques foi a discussão sobre tarifas flutuantes da hotelaria e negociações na alta ocupação, assunto que foi a preferência de 45% dos participantes. Outras questões abordadas incluíram a importância de políticas claras de ESG, com 34,55% do público presente afirmando que, embora suas empresas forneçam recomendações, ESG não é um limitador; e 48,08% dos presentes afirmou que utilizada IA em viagens e eventos, enquanto 44,23% dos participantes nunca utilizaram a tecnologia.

Seguem outros resultados do levantamento:

Existem premissas estabelecidas no momento da negociação do RFP. Após 6 meses, você analisa se elas foram realmente cumpridas?

• 62,5% – Sempre
• 12,5% – Quase sempre
• 12,5% – Raramente
• 12,5%- Nunca

Essa resposta evidencia a importância de estabelecer métricas claras e objetivos quantificáveis desde o início de uma parceria com um fornecedor de viagens. Além disso, demonstra que a prática de acompanhar e avaliar o desempenho dos fornecedores está se tornando cada vez mais comum e valorizada.

Conheço os benefícios de trabalhar com um desconto na tarifa vigente no dia (precificação flutuante)?

• 32,14% – Sim, e tenho acordos assim
• 8,93% – Sim, mas não tenho acordos assim
• 55,36% – Gostaria de saber mais
• 3,57% – Minha empresa exige preço fixo

O fato de a maioria dos gestores ter expressado interesse em saber mais sobre o tema indica que há uma oportunidade significativa de educação e conscientização sobre os benefícios e desafios da precificação flutuante.

Durante o debate com a platéia, ficou clara que a precificação flutuante é uma opção, indicando que existe abertura no mercado. Por outro lado, o receio com a volatilidade dos custos de viagens, a complexidade da operação e o rico da perda de controle ainda preocupa alguns gestores.

Otimização de eventos com hotéis. Sei gerar savings de um ano para o outro?

• 37,25% – Sim, controlo bem isso
• 43,14% – Mais ou menos, poderia melhorar nessa questão
• 19,61% – Não, preciso começar urgente

Negociar com os hotéis pode ser um processo complexo e demorado, exigindo habilidade e conhecimento do mercado. Entretanto, a cada ano, notamos a maior profissionalização do mercado em relação a isso.

Sua empresa trabalha com Bleisure (Business +Leisure)?

• 48,78% – Sim
• 51,22% – Não

Durante a análise da pergunta no evento, foi possível levantar os benefícios da prática, como o aumento de satisfação dos colaboradores e fortalecimento dos relacionamentos com fornecedores. Quanto aos seus desafios, é possível salientar a gestão mais cuidadosa, preocupação com segurança, e a adaptação à política de viagens.

Você monitora o retorno dos seus eventos?

• 46,97% – Às vezes
• 43,94% – Sim
• 9,09% – Não

Definitivamente é vital medir o retorno sobre o investimento (ROI) dos eventos. A análise dos dados permite identificar quais ações tiveram maior impacto e otimizar os recursos para futuras edições. O monitoramento também permite identificar oportunidades de melhoria e ajustar as estratégias para alcançar melhores resultados.

Qual sua maior preocupação no futuro de viagens corporativas?

• 50% – Adaptabilidade às novas tecnologias
• 19,35% – Mudança Climática
• 30,65% – Falta de Inclusão Social

A tecnologia está moldando o futuro das viagens corporativas de maneiras profundas e complexas, tanto oferecendo novas oportunidades quanto apresentando desafios. Os profissionais precisam investir em treinamentos, adotar uma cultura de inovação, colaborar com parceiros, priorizar a segurança e monitorar as tendências de mercado.

Mercado de Viagens Corporativas

Patrícia Thomas, diretora de Vendas Corporativas na Omnibees, apresentou previsões de crescimento para o mercado de viagens corporativas, que deve gerar 2 trilhões de dólares até 2028. Ela destacou a participação da América Latina, que responde por 3,6% desse total, com o Brasil ocupando a 10ª posição global. “Neste momento, é importante entender o comportamento de compra, especialmente com o aumento de cancelamentos e alterações de reservas”, comentou.

A profissional ainda destacou as regiões brasileiras que mais recebem reservas. O Sudeste lidera com 57%, seguido do Sul com 19% e Nordeste com 13%. “Esses números nos ajudam a entender onde tem mais demanda e em que regiões eu preciso me preocupar mais em relação a reservas antecipadas”, completou.

 
Relações sólidas com fornecedores de eventos

Janaina Branco, Event and Customer Experience da Neogen, conduziu uma Flash Talk sobre a construção de relações sólidas com fornecedores de eventos. Ela destacou a importância da ética, transparência e comunicação proativa para garantir parcerias duradouras e de sucesso.

Para a gestora, é necessário que o profissional de eventos e viagens tenha foco na parceria e colaboração. “A honestidade e o alinhamento claro de expectativas são fundamentais para fortalecer essas relações a longo prazo”, comentou.

Confira todos os pontos de atenção:

Foco na parceria e colaboração – fortalece os laços e gera benefícios sustentáveis para ambas as partes;

Resolução ética de conflitos – ética e transparência, prezando pela manutenção da confiança e do relacionamento saudável;

Transparência nas negociações – Ser transparente nas negociações, evitando informações enganosas ou omissões que possam comprometer a confiança mútua;

Comunicação proativa – contribui para uma relação mais fluida e eficaz entre fornecedor e cliente;

Alinhamento claro de expectativas – É fundamental estabelecer e alinhar claramente as expectativas, a fim de evitar mal-entendidos e conflitos futuros. É fundamental ter flexibilidade para ajustar o que for necessário;

Definição de responsabilidades – Promove a eficiência operacional e evita possíveis desentendimentos durante a execução dos projetos. Honrar prazos e compromissos acordados é essencial.

Pesquisa HSMAI – Segmento de Viagens Corporativas

Pesquisa Interativa com 200 Gestores de Viagens e Eventos durante o 6º TMMs Summit (Travel & M.I.C.E. Managers) 2023.

“Com as pesquisas feitas durante os eventos da HSMAI, promovidos durante todo o ano, conseguimos entender melhor a realidade dos profissionais de Travel & M.I.C.E. Managers, além dos gargalos que impedem o desenvolvimento estratégico em várias frentes do setor. O nosso intuito é conseguir mostrar a todos quais as boas práticas estão presentes no dia a dia dos profissionais que fazem com que o segmento de viagem corporativa se mantenha relevante no país”, explica Gabriela Otto, presidente da HSMAI Brasil e Latam.

Segundo o levantamento, para 38,5% dos profissionais, o principal meio de transporte utilizado em viagens corporativas são os veículos chamados por aplicativos, seguido de aluguéis de carro, que corresponde a 37,4%, e os contratados por empresas de transportes executivos, com 13,2% de preferência. Apesar disso, 57,1% de quem opta pelo transporte executivo, o faz pela segurança oferecida encontrada no serviço.

 

Para Fernando Cavalheiro, presidente CEP Transporte, o que as empresas buscam no deslocamento de seus funcionários são carros novos, motoristas treinamentos e veículos de alta qualidade: “Os carros por apps e de aluguéis oferecem veículos de qualidade, segurança em manutenção e outros atrativos, mas nos transportes executivos, principalmente para C-levels, encontramos a opção de veículos blindados, motoristas treinados e o conforto de carros de luxo”, completa.

 

 

Quando perguntados sobre qual é a principal dificuldade em negociar com hotéis, 60,2% dos presentes responderam que as tarifas flutuantes impedem que haja previsibilidade no orçamento das viagens. Segundo Marcel Frigel, Travel Manager IBM e Membro do Corporate Board da HSMAI Brasil, ‘apesar de inicialmente a tarifa flutuante parecer adicionar complexidade à preparação de orçamentos e ao acompanhamento do desempenho das negociações, há benefícios em comparação com a tarifa fixa. Isso ficou evidente recentemente durante a pandemia e em períodos de baixa procura, quando as tarifas fixas frequentemente se mostraram mais elevadas do que as tarifas flutuantes negociadas’, explica.

 

 

Considerando a nova realidade das tarifas dinâmicas, ainda vale investir tempo e dinheiro em RFP’ s intermináveis. Frente aos 55,6% dos profissionais que acham que investir tempo e dinheiro neste modelo traz bons resultados, Frigel explica: “O RFP para hotéis ainda pode oferecer diversos benefícios ao programa de viagens. Isso inclui a contratação de requisitos de segurança e comerciais, como a escolha entre tarifa LRA (last room available), canais de distribuição, políticas de cancelamento e penalidades, e até mesmo a estipulação de um nível máximo ou teto para a variação das tarifas flutuantes”.

Apesar dos valores de hospedagem serem um grande problema para os Travel & M.I.C.E. Managers, 40% dos profissionais deixaram claro que não existe um valor orçamentário definido para passagens aéreas, contra 38,8% que chamam a atenção para a dificuldade de negociação interna. Outro ponto interessante é que mais de 46% ainda não acreditam nos benefícios do NDC (New Distribution Capability) e 91% ainda têm dúvidas sobre o conceito.

“Entender completamente o conceito do NDC pode ser desafiador para muitos, pois o cenário é complexo, repleto de incertezas a serem desvendadas e dependente das ações e desenvolvimentos de diversos parceiros. Reconhecemos que a compreensão plena do NDC representa um desafio significativo para a maioria dos managers e por isso é preciso investir tempo em capacitação. Apesar disso, à medida que avançamos nessa trajetória complexa, a certeza é clara: o NDC veio para ficar, prometendo um futuro promissor, embora ainda haja um longo caminho a percorrer”, finaliza Marcel.

Sobre o teto estabelecido de orçamento para passagens aéreas, 40% dos presentes responderam que não existe limite.

 

Confira outros resultados:

Você também é responsável por Eventos na sua empresa?

• Sim: 63,1%
• Não: 26,2%
• Quando o bixo pega!: 10,8%

 

Em média, qual é o percentual destinado para cenografia e audiovisual em seus eventos?

• Abaixo de 20%: 38,5%
• Até 30%: 13,8%
• Até 40%: 3,1%
• Acima de 40%: 6,2%
• Não sei responder: 38,5%

O investimento em cenografia e audiovisual de qualidade proporcionam um ambiente atraente e esteticamente agradável. Entretanto, os benefícios vão muito além da estética. Além de uma primeira impressão positiva, contribuindo para o engajamento e interesse dos participantes, a cenografia reflete a identidade e valores da empresa.

São itens que reforçam a mensagem corporativa, promovendo uma experiência coesa e memorável.

Outros itens que auxiliam no engajamento do público são:

• Apresentações visuais impactantes
• Conteúdo interativo com participação ativa dos participantes
• Ambiente imersivo

 

 

O que não pode faltar para um serviço de excelência?

• Flexibilidade para mudanças: 39,1%
• Comunicação assertiva: 34,8%
• Antecipação das necessidades: 21,7%
• Empatia: 4,9%

O ambiente empresarial cada vez mais dinâmico exige constantes mudanças e adaptação às singularidades das demandas corporativas. Um fornecedor flexível pode se adaptar rapidamente, ajustando itinerários, reservas e logística conforme necessário.

Um fornecedor que se mantém proativo na identificação de possíveis mudanças nas necessidades da empresa e que oferece sugestões e soluções antes mesmo de serem solicitados demonstra um compromisso com a parceria de longo prazo.

Já a comunicação assertiva é essencial para evitar mal-entendidos. Um fornecedor que se comunica de maneira clara, proporcionando informações detalhadas sobre reservas, políticas e procedimentos, contribui para a eficiência operacional e a satisfação dos viajantes corporativos.

 

 

Você faz alguma exigência específica no seu processo de RFP?

• Tarifas disponíveis on-line via distribuidor escolhido: 38,4%
• Não faço nenhuma exigência se consigo uma tarifa boa: 35,4%
• Pagamento via VCN (Virtual Card Number): 14,1%
• Last Room available em todas as tarifas negociadas: 12,1%

O quanto você acredita que sua política de viagens está alinhada com a “Experiência do Viajante”?

• Estamos adaptando aos poucos: 58,3%
• Garantir produtividade e bem-estar do viajante: 20,8%
• Nada alinhada: 20,8%

Em um cenário de inventário cada vez mais fragmentado, com a proliferação de tarifas restritivas e super restritivas, o desafio cresce na transição do conceito de escolha baseada no menor preço para a seleção do preço mais financeiramente vantajoso, que leve em consideração todas as necessidades específicas dos diferentes perfis de viajantes corporativos, como a falta de antecedência para compra, reserva de assentos, flexibilidade para alterações e reembolso.  Nesse contexto, a política de viagens enfrenta o desafio de se manter simples, atualizada e, acima de tudo, voltada para aprimorar continuamente a experiência do viajante.

 

 

 

Sua empresa mede o ROI (Retorno sobre investimento) das viagens corporativas?

• Não: 50%
• Em partes: 22,9%
• Não, mas está no radar: 18,8%

Medir o ROI (Retorno sobre Investimento) em viagens corporativas é fundamental para uma gestão eficiente e estratégica.

Essa medida embasa a tomada de decisões, avalia a eficácia, conecta os gastos com viagens corporativas aos resultados dos negócios, identifica áreas em que é possível otimizar custos facilitando a negociação com fornecedores, e demonstra valor estratégico das viagens para a alta direção da empresa.

Em resumo, o aprimoramento contínuo das práticas de viagens corporativas é vital para a gestão atual, e a medição do ROI auxilia muito nessa direção.

 

9 Insights sobre o Orçamento de Viagens Corporativas 2023

 

A HSMAI (Hospitality Sales & Marketing Association International) realizou na última Terça-Feira um de seus Roundtables Corporate, exclusivo para poucos convidados. O tema do encontro foi ‘Orçamento de Viagens 2023’, e aconteceu no Hotel Inter-Continental São Paulo. Na ocasião, Júlia Brito, Head de Viagens da Cargill e board member do Comitê Corporativo da associação, liderou o grupo e mediou o debate.

Várias análises foram debatidas e geraram insights importantes, que podem auxiliar profissionais com seus orçamentos para 2023. Alguns drives foram desmistificados para a composição de custos, e dicas práticas para aumento de savings foram compartilhadas.

Em geral, os gestores concluíram que, mesmo aqueles que não são responsáveis pelos seus orçamentos, podem prover informações e dados para que os departamentos o estruturem de forma assertiva.

 

Inputs sobre o atual Ambiente de Negócios:

 

• Desafio de previsão – O orçamento de 2023 será desafiador e ainda se mantém incerto, principalmente pela oscilação de preços do aéreo.
• Antecipação de compra – Muitas empresas estão antecipando seus BIDs, não só em função da Copa, mas até já emitindo passagens e reservando hotéis para garantir savings.
• Histórico de 2019 – Spend (gastos) de 2022 em T&E (Travel & Entertainment) são válidos como histórico, mas não retrata mais uma realidade de mercado. Mesmo mantendo o volume, o orçamento estourou em função dos preços. Em geral, 2022 foi um ano de muita cautela ao olharmos para o mercado corporativo.
• Retorno do Segmento Corporativo – O segmento de viagens corporativas estava previsto para um retorno em 2024, mas já estava presente a partir de Outubro de 2022. Entretanto, suas características estavam diferentes, e a personalização nos acordos nunca foram tão importantes.
• Contexto do Aéreo – Aumento da demanda + demanda reprimida + redução das rotas + inflação + Câmbio + preços do combustível altos:
  • Resultado: ALTA nos preços das passagens.
  • Expectativa: Espera-se que, com o aumento da malha, retome o equilíbrio da oferta e demanda. Com isso, a tendência é que os preços retomem patamares normais novamente.
• Contexto Terrestre (Locação de Carros e Hotéis) – escassez de profissionais + escassez de recursos (crise automotiva) + inflação + câmbio:
  • Resultado:
    • Locação de Veículos – Alta de preços em mais de 50%
    • Hotelaria – Declínio de serviço
  • Tarifas Dinâmicas em hotéis dificultam previsão: ainda existe resistência em relação aos processos precificação flexível, pois tecnologia hoteleira e meios de pagamento não estão preparados para a complexidade nesse tipo de gestão de preços. Contratar uma auditoria para entender a diferença de tarifas dinâmicas x fixas para justificar se é viável não faz sentido. É um problema a mais para o gestor. Está claro para o mercado que essa prática fará sentido para alguns tipos de clientes/contratos e outros não.

 

Entre os muitos insights que surgiram durante o encontro, seguem 9 que se destacaram:

 

1. Revise o orçamento 2023 trimestralmente – Em função da incerteza de preços dos fornecedores, principalmente aéreo, importante haver uma revisão do orçamento de viagens, eventos, etc de forma mais periódica e dinâmica. O controle do orçamento precisa estar ‘na ponta do lápis’.
2. Auxilie áreas na gestão dos seus orçamentos de viagens – Muitas empresas tem seus budgets de viagens descentralizados. Mesmo assim, é importante que o gestor garanta que elas consigam manter seus budgets sob controle.
3. Equilibre / Realoque custos – Entender onde economizar e onde será importante investir mais fará toda a diferença.

• Passagens aéreas e hotéis – Antes da pandemia, algumas empresas faziam treinamentos e reuniões regionais na proporção de 70% presencial e 30% online, quase todo mês. Hoje, a situação se inverteu. Vale negociar internamente reuniões trimestrais e 70% online, por exemplo.
• Locação de carros – durante a pandemia, a locação de carros foi a preferência dos viajantes, e muito do share desse tipo de deslocamento se manteve em 2022.

 

4. Negocie com foco. É preciso buscar assertividade nos processos e negociar o que realmente vai fazer diferença no dia a dia. Foco é importante. Negocie com os parceiros realmente relevantes.
5. Parta do OBZ (Orçamento Base Zero) – Além da dificuldade de utilização dos números de 2019 e 2022, não é possível tomar como base apenas os índices econômicos. Energia, mão de obra, situação dos fornecedores e muitos outras variáveis precisam ser consideradas na hora do orçamento para 2023.
6. Considere ‘todos’ os custos do online – A tecnologia está mais cara em geral. Além disso, é preciso levar em consideração itens como um chroma key, empresa especialistas em gamification, engajamento das pessoas. Se, por acaso, entregarmos algo em casa, existe todo o custo / tempo de recursos humanos para checar endereços, logística de entrega, etc. Tudo isso custa…e caro!
7. Negocie ancilliares (benefícios extras) com as aéreas – Se está cada vez mais difícil conseguir desconto na tarifa, é preciso conhecer os ancillaries (serviços agregados) para ampliar a negociação.
   1. Upgrades no Frequent Miles Program
   2. Marcação gratuita de assento
   3. Possibilidade de levar bagagem sem custo extra
   4. Alterar data sem multa.

Ainda existe uma certeza complexidade na gestão desses benefícios em função de compliances, e é preciso levar a discussão internamente para melhores acordos.

8. Use o índice ATM (Average Ticket Mile) para previsão de custo no aéreo – Ao invés do índice ATP (Average Ticket Price), use ACM (Average Ticket Mile). O combustível de aviação é calculado por milha. Cias áereas estão estudando quais destinos para eles são melhores, então, é um novo jeito de saber se o preço continuará o mesmo ou não. Assim, se considera a rota (observação de comportamento) e não o spend.
   1. Também faça pesquisa nas OTAs, por exemplo, e use o histórico (quando houver) para entender o que esperar para frente.
9. Eduque seus viajantes sobre como funcionam as tarifas dos hotéis – a questão das tarifas dinâmicas x fixas está presente e seguirá assim. Enquanto não houver uma mensuração clara de savings entre um e outro, e tecnologia que descomplique a gestão no dia a dia de acordos híbridos, a negociação ‘ferrenha’ entre gestores e hotéis seguirá.

Nesse meio tempo, se seus viajantes ainda comparam suas tarifas o tempo todo com as OTAs, já pensou em abrir o processo (‘comprar onde quiser – fora do diretório da empresa)? Pois empresas que fizeram isso por curto período, não tiveram muita adesão dos seus usuários. Saindo das tarifas negociadas, perdem o suporte da agência, e todo viajante quer se sentir cuidado. Assim, os usuários entenderam que as agências são parceiras e um suporte importantíssimo para a gestão de viagens na empresa.

Aproveite para explicar aos viajantes que não é uma questão de preço entre a tarifa acordada e as OTAs, mas é uma tarifa ‘diferente’. São outras condições, benefícios são outros, independente do preço.

 

Dicas Bônus para Fornecedores:

1. Hotelaria – foquem na reestruturação da sua prestação de serviços e incremento da diária média.
2. TMCs – unam mais tecnologia com a humanização dos processos. O que fará a diferença daqui para frente será a elevação do atendimento personalizado.
3. Empresas de Tecnologias – simplifiquem processos e aproximem todos os players/negócios.
4. Locadoras de Carros – passem mais informações como as lojas que não fazem cotação simples, por exemplo. Algumas são exclusivas para Uber, e os viajantes corporativos precisam otimizar seu tempo nesse processo.

 

Que 2023 chegue repleto de boas notícias e um orçamento assertivo para você!

HSMAI Brasil apresenta novo Corporate Board

8 Maneiras de otimizar a Comunicação entre Hotel e Organizadores de Eventos

By Conselho de Líderes de Vendas HSMAI U.S. – Work Group Sales

Existem alguns desafios enfrentados pelos profissionais da hotelaria e organizadores de eventos ao procurar trabalhar em conjunto de forma eficiente e mutuamente benéfica. O COVID-19 trouxe uma transformação ao nosso setor, mas uma coisa permaneceu a mesma: para reunir pessoas com sucesso por meio de eventos e experiências únicas, os profissionais de hotéis e reuniões devem continuar colaborando de forma unificada. e transparente.

Aqui estão oito maneiras de maximizar o relacionamento com seus principais parceiros no planejamento.

1. Seja franco desde o início. Seja honesto com quanto tempo as ofertas serão válidas e o espaço será garantido. Revise as datas para reservas definitivas com a opção de reduzir os bloqueios com meses de antecedência para evitar atritos. Além disso, considere adicionar uma cláusula de preços de condições especiais aos seus contratos ou usar uma escala de cancelamento criativo.

2. Conduza verificações frequentes pós envio do contrato. Uma chamada rápida seguida de um e-mail seria melhor. Fique a par de quaisquer mudanças (e até possível cancelamento) que possam ocorrer cm o grupo, para que o hotel possa se preparar e gerar receita adequadamente.

3. Mantenha os organizadores informados sobre reformas, mudanças de equipe ou marca. Mantê-los informados de quaisquer mudanças estruturais constrói o relacionamento e a confiança com o cliente, garantindo que estão recebendo informações importantes sobre seu hotel o mais rápido possível.

4. Garanta flexibilidade constante em ambos os lados. A negociação de eventos é um processo fluído e dinâmico. É preciso ser flexível com datas e espaços disponíveis. Assim como entender que os preços variam de acordo com disponibilidade e demanda de cada data. Tudo isso torna o orçamento de ambas as partes complicado e um alvo em constante movimento.

5. Entre em contato com clientes fiéis de 2019 para ver se eles gostariam que as datas desejadas fossem mantidas para 2022/2023. Os eventos estão voltando com tudo. Com datas e disponibilidade tão confusas, o período pandêmico deixou uma brecha para clientes fiéis do passado explorarem outras opções (por escolha ou por falta de disponibilidade). Foque no relacionamento e retenção.

6. Aplique a flutuação de tarifas em A&B também – Sabemos que o custo de muitas matérias-primas aumentaram nos últimos tempos, e que os menus mensais devem estar de acordo com os preços dos alimentos. Um aviso como “Este é o nosso menu atual, mas as opções e os preços podem mudar” pode ajudar a evitar surpresas. Sugerir referências externas para jantar também pode ajudar a fornecer mais opções. 

7. Distribua cartas de boas-vindas aos grupos para alinhar expectativas e oferecer comodidades realistas aos participantes. Destaque quaisquer alterações nas amenidades que sejam diferentes do padrão, horários, novidades, lazer, room service, etc. Deixe a essência da hospitalidade agir. 

8. Faça a limpeza regular do funil de vendas. Crie um padrão para o contato com os organizadores antes de atualizar o status da reserva. Cumpra as datas de follow up e o cronograma fornecido na proposta inicial. Mantenha o pipeline o mais atualizado possível para garantir que está otimizando negócios em potencial e protegendo a receita das suas salas de eventos.

TMG e HSMAI Brasil fecham Parceria

O TMG (Travel Managers Group), organização composta pelos 30 principais Gestores de Viagens e Eventos Corporativos das maiores empresas com operações no Brasil, acaba de firmar uma parceria com a HSMAI Brasil (Hospitality Sales & Marketing Association International).

“Estamos ainda mais focados em nossa estratégia de aumentar o conhecimento dos profissionais representantes do TMG e enxergamos na HSMAI uma entidade que possui propósitos semelhantes. Os eventos em conjunto terão como premissa focar em conteúdo relevante para desenvolvimento do mercado com profissionais experientes e atuantes na gestão de viagens e eventos”, afirma José Francisco Vieira da Silva, Presidente do TMG.

O acordo visa colaboração conjunta na curadoria de conteúdo para a HSMAI Travel & M.I.C.E. Managers que, em 2020, acontecerá dia 21 de Agosto no Royal Palm Plaza em Campinas.

Além disso, roundtables e ações menores ocorrerão durante o ano, sempre agregando conteúdo de qualidade e incentivando o pensamento estratégico na área de viagens corporativas.

Fernão Loureiro, CEO da Loureiro Consultores e Head do Corporate da HSMAI Brasil diz: “A união com o TMG em 2020 será de grande proveito ao mercado, pela força das duas entidades e alinhamento de discursos e práticas.

O mercado é multidisciplinar, plural, e não existe espaço para vozes únicas há muito tempo.  Capricharemos muito nos temas técnicos e de desenvolvimento humano, que são a base dos melhores profissionais da indústria de viagens e eventos corporativos atualmente.”

A parceria reforça o calendário já recheado de eventos para o trade de turismo e hotelaria da associação.

“Grande honra ter o TMG como nosso parceiro. O movimento de aproximação da entidade com o segmento corporativo nasceu na Europa, e foi ganhando espaço naturalmente no Brasil. Seguiremos com nosso estilo nos eventos, e com insights dos melhores no assunto. Muita coisa boa vem por aí!”, reforça Gabriela Otto, CEO da GO Consultoria e Presidente da HSMAI Brasil.

 

=========

Repercussão na Imprensa:

HSMAI Travel & Mice Managers Conference reúne 150 gestores

20/08/2019 18:50 | Beatrice Teizen

Leia Matéria original AQUI.

Pesquisa Interativa durante 2ª Travel & Mice Managers Conference 2018

Customizada pelo FOHB, nosso parceiro, e disponibilizada na mídia e aqui na área de conteúdo de viagens corporativas.

Todo ano você encontrará o  resultado da pesquisa interativa feita com 130 gestores de viagens do Brasil todo com as principais tendências do setor.

Check-in em Eventos através do Reconhecimento Facial

Pelo Parceiro R1 Audiovisual

Por mais que já tenha se tornado uma característica do brasileiro enfrentar longas filas, é inegável que quanto mais ágeis elas forem, melhor. Afinal, filas influenciam a impressão que as pessoas têm da organização do realizado. Por isso, a realização de check-in em eventos através do reconhecimento facial tem ganhado destaque.

Além de facilitar o processo fundamental que é realizar o cadastramento e check-in dos participantes, é importante ter em mente que é exatamente nesse momento que os convidados terão sua primeira impressão sobre o seu evento. E todos sabemos que isso conta consideravelmente para a sensação que a pessoa terá durante toda a programação.

O Reconhecimento Facial é uma ferramenta que oferece diversas possibilidades, inclusive no universo de eventos. Através de um software, as particularidades de cada face são registradas a fim de que, com rápidas capturas visuais, seja possível identificar se este alguém está ou não na lista imputada na base.

Apesar de representar uma inovação significativa para o universo de eventos, alguns cuidados devem ser tomados para garantir o melhor resultado possível de um processo que ainda é novo para a maior parte das pessoas. Confira:

1- Lembre-se de passar confiança:

Muito especula-se sobre o uso de nossas informações para outros fins quando criamos cadastrados em bases que ficam online. O que dirá quando se faz necessário o upload de alguma imagem facial do usuário.

Por conta disso, é importante deixar claro, logo de início, transparência em relação aos termos de uso do sistema e/ou aplicativo que fará o reconhecimento facial dos convidados. Ao explicitar como a segurança é levada a sério, a confiança que o organizador passará permitirá que mais pessoas se sintam à vontade para aderir à nova forma de credenciamento.

2- Tenha sempre uma opção mais tradicional para o check-in:

Como toda novidade, o credenciamento via reconhecimento facial pode causar estranheza em algumas pessoas. Por isso, é importante ter uma alternativa um pouco mais analógica para atender à demanda de todos. Tenha em mente que, se seu objetivo é agilizar o processo de credenciamento, mesmo que muitos optem pelo check-in tradicional, o recurso do reconhecimento facial já provocará uma diminuição das filas.

3- Garanta a conexão à internet:

Independente do reconhecimento facial ser realizado por uma aparelhagem da própria organização ou se for necessário o download de algum aplicativo específico, é importante que o evento tenha seu próprio servidor de internet para que tudo funcione sem problemas. Com um sinal forte e sem oscilações, os participantes poderão usufruir do benefício de um check-in ágil sem nenhum tipo de intercorrência.

Lembre-se que o volume de pessoas fazendo o credenciamento ao mesmo tempo é grande. Por isso, faça o possível para garantir a eficiência nesta situação.

4- Não deixe de ressaltar os benefícios do reconhecimento facial:

É claro que a melhoria da diminuição das filas é um ponto pra lá de positivo, mas o uso do reconhecimento facial para o check-in dos participantes oferece muito mais do que uma simples agilidade.

Por conta de sua capacidade de armazenar uma quantidade considerável de dados e de ser, de certa forma, onipresente num local – principalmente se o sistema de reconhecimento facial for integrado às câmeras comuns –, a detecção de pessoas indesejadas acontece quase que instantaneamente.

Assim, você evita que algum participante indesejado faça uso de outro nome e passe despercebido pelo staff da entrada. Mais eficiência e segurança sem utilizar medidas extra-protetoras.

5- Bônus: o que mais o organizador ganha com esse recurso?

Que o evento seja reconhecido como bem organizado, estruturado e inovador todo mundo quer, claro. Mas, consegue imaginar uma forma de evitar que uma mesma credencial seja utilizada por duas pessoas sem causar grandes constrangimentos?

Simples: ao inserir o reconhecimento facial para admitir a entrada de participantes, a troca de crachás ou de credenciais se torna impossível. Assim, eventos exclusivos para participantes pagantes ou com conteúdos confidenciais ficam reservados única e exclusivamente à quem está inserido na lista de dados do sistema.

Percebeu como o reconhecimento facial pode trazer benefícios consideráveis para seu evento? Garanta mais agilidade, inovação e uma tranquilidade extra para seu evento, fazendo o uso de um simples recurso.

Experiência do viajante impacta na satisfação do profissional

Fonte: Panrotas (20/07/2018)

Na América Latina, as viagens corporativas podem ter um enorme impacto na satisfação com o trabalho. Isso é o que diz o estudo Criando uma experiência de viagens sem tropeços, da GBTA. Na região, 71% dos participantes indicaram que suas experiências em viagens a negócios afetam em grande medida a satisfação com o emprego – resultado muito acima ao verificado na América do Norte (32%) e na Europa (34%).

O estudo mostra que, mesmo que na prática ainda possa haver dificuldades para conciliar as demandas dos viajantes com as políticas das empresas, o mercado precisa estar atento a essa necessidade. Mais do que um clichê, o conceito de experiência do viajante tem se mostrado fundamental, inclusive para reter talentos.

Para a presidente da HSMai Brasil, Gabriela Otto, esse é um dos motivos pelos quais a gestão de viagens tem estado mais envolvida com o setor de recursos humanos das empresas. “A experiência do viajante está ligada também à retenção de pessoas e motivação. Isso está cada vez mais conectado com como a empresa é vista pelo funcionário”, diz.

CONTROLE VS. DECISÃO
Atualmente, é difícil falar em experiência do viajante sem considerar uma crescente demanda por mais flexibilidade. Outra pesquisa, da Associação de Executivos de Viagens Corporativas (ACTE, sigla do original em inglês) revela que, ansiosos para integrar sua vida profissional e pessoal, viajantes desejam mais possibilidades para construírem sua própria experiência.

No entanto, o estudo denominado Finding the right balance, feito com 200 gestores pelo mundo, sugere que para os profissionais ainda é difícil conciliar a demanda por mais poder de escolha ao compliance. Quarenta e sete por cento dos entrevistados acreditam que permitir que os viajantes reservem através de múltiplos canais teria um impacto negativo em sua política de viagens.

Para contornar esse problema, a pesquisa propõe quatro iniciativas que podem ajudar a encontrar o equilíbrio: oferecer aos viajantes a tecnologia para gerenciar suas viagens; trabalhar com parceiros para dar mais opções ao usuário final; educar os funcionários sobre essas alternativas; aprender com os cases de sucesso da indústria.

Para Gabriela, no mercado brasileiro, isso vem, sim, sendo feito e há uma tendência por mais flexibilização. “Com certeza ainda existem empresas mais fechadas, com foco 100% em savings, mas existe a economia inteligente. Hoje em dia, os gestores que estão mais evoluídos nesse sentido estão negociando”, afirma.

Muitas empresas têm optado por ampliar seu portfólio de fornecedores para dar mais opções aos viajantes. Esse é o caso da Sodexo, por exemplo. “É de extrema importância dar a devida atenção para a experiência do viajante. Isso pode afetar diretamente a sua satisfação geral no trabalho”, afirma a gestora Tanise Coelho. “É importante que a empresa tenha parceria com hotéis que foram previamente avaliados em relação a qualidade dos serviços e localização. Hotéis muito distantes podem ocasionar longos trechos de deslocamento. Tudo isso deve ser avaliado e é relevante para a segurança e conforto do colaborador.”

Para Gabriela, quando as regras são bem definidas, essas escolhas por parte do usuário facilitam o processo e podem render economias. “Travel Managers e TMCS estão proporcionando ferramentas e conhecimento para o usuário final se tornar mais maduro e ter uma experiência melhor”, explica. “A gente entende que o mercado está cada vez mais consciente de que o barato pode custar caro. E ninguém melhor para dar esse feedback do que o usuário final”.

Uma comunicação eficiente entre gestores, agência de viagens corporativas e viajantes é outra peça-chave para uma boa experiência do viajante. “É fundamental que o gestor de viagens e TMCs estejam sempre em contato, avaliando os fornecedores, e levando em consideração todos os feedbacks dados pelos viajantes. Com isso é possível avaliar a qualidade dos serviços oferecidos, e melhorar cada vez mais as opções que são oferecidas a eles”, defende Tanise.

Quebrar paradigmas? Desafios na tomada de decisão em viagens corporativas.

Fonte: Panrotas – 24/01/2018

Minimizar custos, respeitar compliances, garantir a segurança e uma boa experiência para o viajante: são muitos os desafios dos gestores de viagens corporativas. “Seja ao atender demandas de uma pequena ou grande empresa, os gestores de viagens corporativas têm uma árdua tarefa de tomar decisões que sejam positivas para todos”, diz o CEO da Omnibees, Luís Ferrinho.

Para o consultor Bernardo Feldberg, o setor passa por algumas mudanças significativas, o que torna a questão ainda mais complexa. Com as novas tecnologias, o viajante busca mais informações sobre o seu trajeto e estada. “Antes, o passageiro tinha que aceitar as regras de viagem da empresa. Hoje em dia, ele entra no site e vê se a habitação faz sentido, ele questiona mais”, afirma. Isso resulta em mais flexibilidade e em exceções às políticas de viagens.

A economia compartilhada e outras plataformas de reservas diretas também têm agitado o segmento. “Isso significa que o viajante pode facilmente se esquivar dos planos da empresa e usar ferramentas que acredita se adequarem melhor, mas que podem custar mais a longo prazo, pois comprometem a visão holística dos travel managers, que precisam se preocupar com a economia da viagem como um todo. De que adianta economizar R$ 40 por dia na hospedagem, se o transporte diário de ida e volta para a empresa será R$ 50?”, complementa a consultora Gabriela Otto, presidente da HSMai Brasil.

Para o diretor regional da GBTA Brasil, Wellington Costa, eventualmente, a autorização a uma exceção à política de viagens pode mesmo se tornar uma dificuldade. Por isso, é preciso adotar algumas medidas para facilitar o fluxo de trabalho e a tomada de decisões por parte dos profissionais.

“Sempre que possível, é importante aplicar a política de viagens da empresa. Para isso ela deve ser flexível, de fácil interpretação, e atualizada semestralmente com as novidades da indústria de viagens. A relação custo/benefício e a comunicação tornam-se fatores fundamentais para o sucesso”, diz.

Gabriela lista uma série de fatores que devem ser considerados pelo gestor nesses casos, como savings, transparência, satisfação do usuário, segurança de dados, simplificação de processos de pagamento, parcerias ‘de verdade’ (com diretoria, equipe, intermediários, fornecedores de tecnologia e fornecedores de turismo em geral), além de inovação.

Em algumas situações, no entanto, é preciso arriscar e romper paradigmas. Para Gabriela, bons processos são aqueles que agregam valor para o usuário final e para a empresa. “O resto é burocracia desnecessária”, afirma. “Inovar em processos, garantindo as 3 palavras-chaves desse profissional (savings, transparência e segurança) é fundamental e deve acontecer de forma contínua, se tornando uma cultura do departamento de viagens e eventos”.

FORNECEDORES
Do ponto de visto do fornecedor, outros desafios se impõem na hora de tomar decisões. “Acredito na máxima que afirma que se um negócio propõe inovação, é mandatório que resolva dores do mercado e problemas dos usuários”, afirma Ferrinho. “Porém, entregar inovação seja em forma de produto, serviço ou suporte ao cliente é um enorme desafio uma vez que o mercado de viagens é incrivelmente dinâmico, assim como as necessidades dos clientes”.

Já o diretor da CEP Transportes, Fernando Cavalheiro, diz que entre as decisões mais difíceis em seu dia a dia está todo o planejamento orçamentário da empresa, com a expectativa e análise do que vai acontecer no país.

Para tomar decisões, o profissional diz que ao mesmo tempo em que é necessário ser muito racional e analítico, é preciso se reinventar todo dia. “A gente precisa tentar entender qual é a expectativa do cliente. Para isso, a gente precisa estar muito atento ao que está acontecendo no mercado”, afirma.

Fonte: Panrotas

No que acreditamos … Os 5 Valores da HSMAI Brasil

Durante a 1ª HSMAI Travel Managers Conference, que aconteceu em BH, dia 01/09, abri o evento com um discurso diferente.

Como muitos do segmento de viagens corporativas ainda não conheciam a associação e nem eu, nada melhor do que falar sobre o que acredito (amos).

E como venho notando, ao longo do tempo, muitas pessoas se identificando com essa mensagem, transcrevo abaixo, já deixando o convite para você também se juntar a nós.

“São 5 os valores que acredito (amos) para nossa indústria:

1. Educação – Não dá mais para esperar que a empresa se torne a responsável pela sua carreira. Essa é, inclusive, uma visão antiga e paternalista. Tome as rédeas da sua vida profissional e entenda que o desenvolvimento contínuo é vital para manter sua empregabilidade e relevância no mercado.

2.União – Em uma indústria tão fragmentada, ainda hoje ouço coisas como ‘de que lado vc está’’? E isso é inacreditável! Nessa cadeia produtiva, temos buyers, supliers, intermediários, prestadores de serviços de tecnologia, usuários, clientes, viajantes, como queiram chamar… Mas nós acreditamos, e estamos ‘do lado’, de uma cadeia de negócios saudável, que seja atrativa para os jovens, sustentável, e lucrativa para todos. Porque TODOS tem o seu papel e importância nesse processo, e devem ser respeitados por isso.

3. Ética – O mundo está transparente, e isso não tem volta. A coisa mais fácil hoje em dia é conseguir referência de alguém, de uma marca, de uma empresa, de um produto ou serviço. E todos sabem que, depois de um tempo de carreira, você não precisa provar mais que é competente no que faz. O que conta são seus valores, sua imagem. Não é à toa que vemos tantos casos de pessoas contratadas pelos seus CVs e demitidas pelo seu comportamento, atitude, valores. A ética, no mundo corporativo, deixou de ser algo desejável, e passou a ser obrigatório.

4. Aprendizado é uma troca – Não há mais espaço para eventos onde as pessoas entram mudas e saem caladas. Onde alguém define o que e quem elas devem ouvir. Um palco alto, onde quem está falando é dona da verdade absoluta. Isso não funciona mais em salas de aula (onde muitas universidades mantêm professores e estrutura 1.0, ‘tentando’ ensinar alunos 4.0), e o mesmo se aplica para eventos. Nós acreditamos em microfones abertos o tempo todo, em interação contínua, e co criação de conteúdo e organização.

Na verdade, o que acontece é que você sabe algo que eu não sei, e eu sei talvez saiba algumas coisas que você não sabe. Isso é compartilhar. E com um pouco de humildade e entendimento dessa regra simples, assimilamos e nos qualificamos muito mais. Ninguém é melhor ou mais importante que ninguém!

5. Não esqueça de se divertir – Porque tanta formalidade nos eventos? Porque não uma linguagem mais informal, mais didática, mais humana? Porque não mais sorrisos, mais piadas, mais descontração? Quanto tempo vc passa no trabalho, interagindo com pessoas dessa cadeia produtiva? Deixa sua família, seu trabalho, para passar 1 ou 2 dias em eventos. Então, agregue conhecimento, faça networking, aproveite todas as experiências que o hotel pode proporcionar, mas por favor, se divirta! Nós vamos fazer nossa parte!

Afinal, não acreditamos que os negócios são feitos de CNPJ para CNPJ, mas de CPF para CPF. Falaremos de tecnologia e processos aqui, claro, mas no final das contas VOCÊ é que faz toda a diferença.

O mundo não é mais BtoB ou BtoC, mas HtoH (Human to Human)! Bom Evento!!!!”

GABRIELA OTTO

===========================

Abaixo algumas imagens do evento (mais abaixo), que foi incrível! Foram 140 Travel Managers, que toparam o desafio de falar de viagens corporativas de um jeito informal, descontraído e muito interativo.

Passeio à Inhotim/MG

Luana Nogueira, Siemens, uma das ganhadoras do HSMAI Awards Travel Manager

Pesquisa Interativa durante a 1ª Travel & Mice Managers Conference 2017 – BH

A HSMAI, tradicionalmente, faz pesquisas interativas em seus eventos, e envia para entidades parceiras como o FOHB, em primeira mão.

Logo após, disponibilizamos para imprensa e nosso site. Acompanhe por onde você achar melhor as novidades para o próximo ano.