Gestor de Viagens, Converse e Analise Números
By Rafaella Haak – Analista Sênior de Viagens
Na correria do dia a dia queremos serviços entregues com cada vez mais e mais rapidez, mais e mais tecnologia para atender nossos desejos mais audaciosos. Mas será que, como gestores, estamos entregando aquilo que nossos profissionais e nossas organizações precisam? Estamos cada vez mais tecnológicos e com mais acesso a informações real time. Acredito que devemos utilizar esta mesma tecnologia, claro, a nosso favor, mas sem deixar o contato humanizado com aqueles que efetivamente utilizam os serviços que gerenciamos. Os gestores de viagens, em minha visão, precisam ser pessoas que tenham real vontade de interagir de forma cotidiana e massiva com todas as esferas da organização em que atuam.
Seguindo nesta direção, coloco aqui as 5 dicas que aprendi ao longo de minha experiência como gestora de viagens:
- Entenda o cenário da organização
Somos bombardeados por novos apps, produtos e serviços a todo momento, mas será que tudo faz sentido para nossos profissionais dentro da rotina de cada negócio? Cada setor tem suas especificidades e desafios. A partir do momento que este cenário fica claro para o gestor de viagens, melhor ele enxergará possíveis oportunidades de melhoras e modernizações de processos.
- Não tenha medo de ser sincero sobre suas necessidades
Se você precisa comprar uma casa na cidade, por mais que uma casa na praia seja uma ideia fascinante, você pede ao corretor de imóveis para te apresentar imóveis onde? Da mesma forma os gestores não devem temer explicar sinceramente aos fornecedores e potenciais parceiros as reais necessidades de sua operação. Se seus profissionais precisam de hotéis luxuosos para grandes reuniões com dignitários ou se precisam de passagens de ônibus para poder chegar a uma localidade remota, em ambas as situações é necessário buscar pelos melhores parceiros que auxiliem com as demandas, a solução certa para o problema certo.
- Ouça seus clientes internos
Quantas vezes nos pegamos reclamando de um processo que foi instalado e que na prática, não combina com a rotina? Não faça isso com seus profissionais! Tenha conversas regulares com seus clientes, seja pedindo um feedback formal ou seja naqueles 5 minutinhos do café.
O gestor de viagens desenvolve um papel multitarefas e principalmente cross-function. É necessário trabalhar em conjunto com diversas áreas dentro da empresa para que os processos de viagens sejam um ‘meio’ para o proposito final da empresa.
- Vá atrás dos ‘key users’
Analise e converse com as pessoas que possuem as maiores necessidades no seu dia a dia. As ouça sem amarras a políticas e/ou processos. Tente aprender como é o cotidiano do seu cliente e os ‘porquês’, ‘como’, ‘quando’, ‘quem’. Após ouvir de seus ‘key users’ e uma percepção melhor do que é ou não importante e ainda o que poderia ser de fato útil na rotina. Após estas conversas, então seguir, se necessário, para análise de documentos como políticas e/ou processos.
- Dados, sem análise, são apenas números
Seja em uma operação de menor ou maior porte, qualquer operação de viagens produz dados. Porém sem um gestor capaz de analisar estes números e atento a que e quais movimentos estão acontecendo, qualquer alteração de cenário irá impactar na forma de realizar as viagens. Estes mesmos dados serão capazes de proporcionar ao gestor uma visão detalhada de sua operação e mostrar ações a serem tomadas para melhorar seus processos.